Kaizen.az - Fərdi İnkişaf Platforması

Kaizen/ Biznes Dünyası

Şəxslər Dəyişir, Sistem Çalışır: Korporativ Yaddaşı Necə Qorumalı?

Bir çox şirkətlərdə ən böyük kabuslardan biri açar kadrların işdən ayrılması anıdır. Dünənə qədər bütün müştəri bazasını, danışıq tarixçələrini və layihənin incəliklərini sadəcə öz şəxsi qeydlərində və ya yaddaşında daşıyan bir əməkdaş qapını bağlayıb gedəndə, geridə böyük bir xaos qalır. “Bu müştəri ilə son olaraq nə danışılmışdı?”, “Sənədlər haradadır?”, “Gözləmədə olan sifariş kimdədir?” kimi suallar komandanı hərəkətsiz qoyur.

Bəs problem işdən ayrılan şəxsdədir, yoxsa qurulmayan sistemdə? Əslində, kadr dəyişikliyi təbii və qaçılmaz prosesdir. Lakin biznesin fasiləsiz işləməsi üçün vacib olan tək bir güc var: Korporativ yaddaş və onu qoruyan rəqəmsal sistemlər.

Xaosu Bitirən Güc: CRM Sistemləri ilə "Handover" (İş Təhvili)
Ənənəvi olaraq iş təhvili kağız üzərində və ya şifahi şəkildə aparıldıqda məlumatların itməsi qaçılmaz olur. Ancaq məlumatları fərdlərin şüurundan alıb ümumi rəqəmsal mühitə köçürməyin ən effektiv yolu CRM (Customer Relationship Management) sistemləridir.

CRM yalnız satış qeydiyyatı aləti deyil, həm də şirkətin "canlı korporativ yaddaşıdır". Əməkdaş şirkətdən ayrıldıqda onun bütün keçmişi, müştərilərlə yazışmaları, zəngləri, sənədləri və tapşırıqları sistemdə qüsursuz şəkildə qalır. Yeni qoşulan əməkdaş isə heç bir itki yaşamadan həmin məlumatları dərhal oxuyub işə qoşula bilir.

Bazarın Əsas CRM Həlləri Bu Problemi Necə Həll Edir?

Fərqli şirkətlərin ehtiyaclarına və miqyasına uyğun olaraq müxtəlif CRM həlləri mövcuddur. Hər birinin iş axınını və yaddaşı qorumaq üçün özünəməxsus üstünlükləri var:

Bitrix24 & 1C-Bitrix: Daxili proseslərin idarə olunması, tapşırıqlar (tasks), sənəd dövriyyəsi və CRM-in vahid mərkəzdə birləşdiyi ən əhatəli sistemlərdəndir. İşçi dəyişəndə onun bütün məsuliyyət sahələri və aktiv tapşırıqları bir kliklə başqa istifadəçiyə ötürülür. İri miqyaslı müəssisələr və e-ticarət layihələri üçün 1C-Bitrix inteqrasiyaları isə mal qalığı, anbar və maliyyə məlumatlarının da fasiləsiz zəncirvari ötürülməsini təmin edir.
Kommo (amoCRM): Əgər əsas diqqət sürətli ünsiyyət, mesencerlər (WhatsApp, Telegram) və satışı idarə etmək üzərində qurulubsa, Kommo bütün yazışma tarixçəsini (chat history) arxivləşdirir. İşdən çıxan menecerin yerinə gələn şəxs müştərinin əvvəllər hansı tonda və nədən danışdığını heç bir əlavə sual vermədən dərhal görür.
Pipedrive: Xüsusilə satış komandaları və vizual satış qıfları (sales pipeline) üçün nəzərdə tutulmuş Pipedrive, hər bir sövdələşmənin hansı mərhələdə olduğunu tam şəffaf göstərir. Yeni əməkdaş sistemə daxil olan kimi hansı müştəri ilə hansı addımın atılmalı olduğunu dərhal anlayır.
Zoho CRM: Geniş fərdiləşdirmə imkanları və avtomatlaşdırma (workflows) modulları ilə seçilir. İş prosesləri avtomatlaşdırıldıqda işçi dəyişsə belə, müştəriyə gedən bildirişlər, mərhələ dəyişiklikləri və hesabatlar fərdlərdən asılı olmayaraq öz axarında davam edir.

(Nəzərə almaq lazımdır ki, bu cür rəqəmsal alətlərin effektiv çalışması üçün peşəkar inteqrasiya şərtdir. Yerli bazarda Buta Group kimi təcrübəli tərəfdaşlar CRM sistemlərini biznesə uyğunlaşdıraraq kadr dəyişikliyi zamanı iş axınının itkisiz davam etməsini təmin edir).

İş Təhvilini Avtomatlaşdırmaq Üçün 3 Qızıl Qayda

Hər şeyi CRM-ə yazın, "şəxsi qeydlər" dövrünü bağlayın: Əməkdaşların vacib məlumatları öz şəxsi bloknotlarında və ya fərdi qovluqlarında saxlamasına icazə verilməməlidir. Hər bir müştəri ünsiyyəti mütləq şəkildə CRM sistemində qeydə alınmalıdır.
Rolların və Hüquqların Bölgüsü (Access Control): Şirkətdən gedən şəxs məlumatları silə bilməz, amma yeni gələn şəxs dərhal bütün arxivə çıxış əldə edə bilər. CRM sistemlərində bu təhlükəsizlik sərhədləri xaosun qarşısını alır.
Avtomatlaşdırılmış Keçid (Workflow Re-assignment): İşçinin işdən çıxış günü gəldikdə, idarəetmə panelindən onun aktiv leadləri və müqavilələri bir əmrlə yeni şəxsə (və ya rəhbərə) ötürülməlidir.

Şəxslər gəlir və gedir — bu, təbii biznes dövrüdür. Lakin şirkətin uğuru fərdlərin yaddaşından asılı olmamalıdır. Doğru seçilmiş proseslər və Bitrix24, Kommo, Pipedrive, Zoho kimi düzgün CRM alətləri sayəsində kadr dəyişiklikləri biznes üçün stress mənbəyi deyil, sadəcə fasiləsiz iş axınının növbəti mərhələsi olacaq.

Unutmayın: Uğurlu şirkət fərdlərin xatirələri üzərində deyil, möhkəm rəqəmsal sistemlər üzərində qurulur.

Yazar

İstifadəçi adı:
kaizen
Ad Soyad:
Kaizen.az
Məqalə sayı:
268

Əlaqəli məqalələr

Wi-fi yoxsa Li-fi?

15.11.2021

Biznes Dünyası

İllərdir simsiz internet adı ilə istifadə etdiyimiz Wi-Fi dəyişir və 100 qat daha sürətli internet olan Li-Fi adlı sistemlə əvəz olunur.

Gələcəkdən Xəbər Var!

11.01.2021

Biznes Dünyası

1997-ci ildə qurulan qlobal bir kiber təhlükəsizlik şirkəti olan Kaspersky, bəşəriyyətin gələcəyə dair ən vacib suallarını daha yaxşı cavablandırmağa çalışmaq üçün "Təhlükəsiz Sabah" (Safer Tomorrow) platformasını işə saldı.

Spotify Azərbaycana Gəlir

11.03.2021

Biznes Dünyası

Spotify, bir neçə gün ərzində Asiya, Afrika, Karib adaları, Latın Amerikası və Avropa daxilində 80-dən çox yeni bazarda fəaliyyət göstərəcəyini bildirdi.