İşinizi layihə kommunikasiya siyasəti ilə strukturlaşdırın
Ünsiyyətə çevik və rahat yanaşmaq yaxşıdır. Daha doğrusu, təzyiq yaranana və cavabınız təsirsiz olana qədər, insanlar bir-biri ilə stresli çaşqınlıq içində danışana qədər yaxşıdır. Müdrik layihə menecerləri keçmişdə belə hallarla qarşılaşacaqlar, buna görə də onlar layihənin əvvəlində ünsiyyət siyasəti qurmağa çox can atırlar.

Yaxşı siyasətə hansı kommunikasiya kanallarından və nə vaxt istifadə olunacağına dair qaydalar daxildir. Komandanızı hər tapşırıq üçün müzakirə lövhələri olan hərtərəfli layihə idarəetmə vasitəsi ilə təchiz edin. Hər bir tapşırığa müvafiq maraqlı tərəfləri təyin edin və hər bir iştirakçının yeniləmələri necə təmin edə biləcəyini, kömək istəməsini və tamamlanan kimi alt tapşırıqları necə imzalaya biləcəyini nümayiş etdirin. Bu, tapşırığa əsaslanan ünsiyyət üçün struktur təmin edir və qeydləri bir yerdə saxlayır, beləliklə, boş söhbətdə və ya e-poçt başlığında heç bir məlumat itmir.

İndi tapşırıqla bağlı söhbəti işıqlandırdığınız üçün digər kommunikasiyalarla nə edirsiniz? Bir çox şirkətin qəbul etdiyi bəzi vacib məsləhətlərə hər bir sprinti tamamlamaq üçün qeydə alınmış video konfrans görüşlərinin keçirilməsi daxildir. Bu, hər kəsə real vaxt rejimində cavab vermək imkanı verir, həm də gələcək üçün rekord saxlamağa imkan verir. Siz həmçinin digər insanların fikirlərini nəzərə almalısınız, buna görə də komanda üzvünüz daha sonra yazılı qeyd təqdim etdiyi müddətcə təchizatçılara və müştərilərə telefon zənglərinə icazə verin.

   Layihənizi idarə oluna bilən mərhələlərə çatdırın
Layihələr tərifinə görə mürəkkəbdir. Daim layihənin bütün əhatə dairəsi haqqında düşünən bir komandanız olduqda, onlar asanlıqla həddən artıq yüklənmiş hiss edə bilərlər. Məhz buna görə də mərhələlərin müəyyən edilməsi layihənin kommunikasiya planının çox vacib aspektidir.

Mərhələlər ikili məqsədə xidmət edir ki, komandanıza bütün diqqəti qarşıda duran vacib vəzifələrə yönəltsin və mini bayramla effektiv komanda qurmaq üçün bəhanə olsun. Onlar komandalara harada olduqlarını və harada olmaları lazım olduğunu başa düşərək tərəqqini izləməyə kömək edən markerlərdir. Eyni məlumat daha sonra müştəriləriniz üçün vacib bir təqdimata çevrilə bilər.

Bir mərhələnin nə vaxt baş verəcəyinə dair dəqiq bir elm yoxdur, lakin bəzi açıq seçimlər sizə atlaya bilər. Məsələn, bir restoran açırsınızsa, mərhələlər aşağıdakıları əhatə edə bilər:

Sizə lazım olan bütün mebellərin alınması

Menyuları yoxlayın və yoxlayın

Mətbəxiniz üçün bütün inqrediyentləri satın alın

İşçilərinizi işə götürün və öyrədin

Bütün bu mərhələlər daha kiçik, bir-biri ilə əlaqəli vəzifələrdən ibarətdir. Ünsiyyətinizi idarə edilə bilən biznes hissələrinə yönəltməklə siz söhbətinizi kontekstləşdirmiş olursunuz ki, hamınız eyni dildə danışasınız və diqqətinizi eyni məqsədlərə yönəldəsiniz. Bu, komandanıza hazırda prioritet olmayan gələcək tapşırıqlar haqqında langırt müzakirələri aparmaq əvəzinə, qarşılarında olanlara daha çox diqqət yetirməyə imkan verir.

   Rutin tapşırıqlar üçün təkrarlanan iş axınlarını qurun
Layihəniz üçün ən böyük təhlükələrdən bəziləri adi və ya sadə görünən işlərlə bağlı qeyri-ardıcıl ünsiyyətdən qaynaqlanır. Biz insanlar ağıllı insanlarıq və işləri asanlaşdırmaq üçün nümunələri aşkar etməyi xoşlayırıq. Buna görə də, təkrarlanan iş axınları vasitəsilə ardıcıllığı qorusanız, komandanız avtomatik olaraq onlardan nə gözlənildiyini anlayacaq və təlimatları tam təhlil etməyə ehtiyac olmadan daha səmərəli işləyəcək.

Tapşırıq yaratma prosesini asanlaşdırmaq üçün ən yaxşı layihə idarəetmə üsullarından biri məqsədə çatmaq üçün bir araya gələn bir sıra tapşırıqlar olan iş axınlarından istifadə etməkdir. Bir düyməni basmaqla istifadəyə hazır, standart iş axını şablonu yaratmaqla başlayın. Administratorun hər addımda sistemdən çıxması üçün avtomatik mesajlar göndərməklə hər bir addımı daha da optimallaşdıra bilərsiniz. Bu o deməkdir ki, komandanız cavabı əl ilə izləməklə vaxt itirməyəcək.

Komanda ünsiyyətinin bu üsulu lazımsız ünsiyyəti kəsmək üçün çox vacibdir. Təkrarlana bilən iş axınlarının proqnozlaşdırıla bilən təbiəti anlaşılmazlıqların və ya lazımsız sualların yaranma şansını azaldır. Bu, təkrarlanan tapşırıqlar ikinci təbiətə çevrildiyindən daha təhlükəsiz, yüksək performanslı komandaya gətirib çıxarır, daha vacib iş üçün tənqidi düşüncə və yaradıcılığı saxlayır.

Bitrix24-ü pulsuz sınayın.
https://www.bitrix24.com/create.php?p=13589683